Zeitmangel gehört zu den gewichtigsten Problemen von Arztpraxen. Dieser Zeitmangel hat seinen Ursprung oftmals in einer ineffizienten Terminvergabe, da sich viele Praxen nicht ausreichend mit der Schlüsselfunktion der Terminvergabe auseinandersetzen.
Katja Bong, Projektleitung MMP
In vielen Praxen wird morgens noch die Tür aufgemacht und es wird geschaut, wer kommt. Dies führt zu Frust auf allen Seiten, sowohl bei den Patienten, als auch beim Praxisteam.
Ziel einer Praxis muss es sein, ihre Termine budgeteffizient und patientenorientiert zu vergeben – in diesem Artikel zeigen wir Ihnen zunächst, welche Modelle der Terminvergabe ineffizient sind. Anschließend präsentieren wir Ihnen ein optimales Modell für Ihre zukünftige Terminvergabe.
Außerdem: Warum Sie ab sofort auf eine Online Terminvergabe setzen sollten und welche Vorteile Sie dadurch genießen.
Ineffiziente Terminvergabe
Die Terminvergabe in Arztpraxen verläuft nur selten hocheffizient und budgetorientiert. Oft werden Termine nach dem Prinzip “Wer kommt, der kommt” vergeben, wodurch es zu langen Wartezeiten kommt und die Patienten unzufrieden sind.
Welche Modelle der Terminvergabe keine Effizienz versprechen und welche Effekte zu erwarten sind, erfahren Sie im Folgenden.
Wer kommt, der kommt
Dieses Prinzip nimmt Patienten ohne Prüfung oder Klassifizierung an, wodurch es zu Unzufriedenheit und zu Budgetüberschreitungen kommt.
Prinzip der Terminvergabe:
Annahme von Patienten und OT-Patienten ohne Prüfung und Klassifizierung
Erwartete Effekte:
- Hohe Wartezeiten
- Geringe Wertschätzung
- Budgetüberschreitung
So wie es dem Patienten passt
Eine Terminvergabe nach dem Prinzip “so wie es dem Patienten passt” ist ebenfalls kein geeigneter Weg, da eine schlechte Praxisabstimmung zu erwarten ist.
Prinzip der Terminvergabe:
Einbestellung der Patienten an dem für sie passenden Termin ohne Klassifizierung und Einplanung der Praxisressourcen
Erwartete Effekte:
- Zufriedene Patienten
- Unstrukturierte Terminplanung und schlechte Praxisabstimmung
So wie es der Praxis passt
Die Terminvergabe nach dem Prinzip “so wie es der Praxis passt” führt sowohl auf der Seite der Patienten als auch seitens der Praxis zu Problemen.
Prinzip der Terminvergabe:
Einbestellung der Patienten zu den für die Praxis passenden Zeiten
Erwartete Effekte:
- Konfliktpotenzial zwischen Patientenwunsch und Praxisressourcen
- Schlechte Praxisabstimmung und Budgetüberschreitung
Budgeteffiziente und patientenorientierte Terminvergabe
Eine effiziente Terminvergabe hingegen ist am Patienten orientiert, ohne dabei das Budget der Praxis zu vernachlässigen. Durch eine effiziente Terminvergabe, in welcher Zeitfenster für Patienten ohne Termin geblockt werden, können sowohl Patient als auch Praxis zufriedengestellt werden.
Prinzip der Terminvergabe:
Einbestellung der Patienten in den richtigen Zeitfenstern zu geplanten Terminen. Patienten ohne Termin werden in extra geblockten Zeitfenstern nach Priorität behandelt.
Erwartete Effekte:
- Hohe Effizienz durch Fallzahlregulierung und Zeitmanagement
- Hohe Wertschätzung
- Zufriedenes Praxisteam
- Hohe Budgeteffizienz
Setzen Sie auf Online Terminvergabe
Laut einer Forsa-Umfrage im Auftrag der Techniker Krankenkasse sind 39 % unzufrieden mit der telefonischen Erreichbarkeit ihrer Arztpraxis. Bei den 18–29 Jährigen sind es sogar 55 %.
Was auf Patientenseite für Ärger sorgt, ist für das Praxispersonal nicht weniger nervenaufreibend. Schließlich bedeutet das Besetztzeichen, dass gerade mit einem anderen Patienten gesprochen wird.
Praxen, die mit diesem Problem zu kämpfen haben, sollten spätestens jetzt auf eine Online Terminvergabe setzen, um endlich wieder Kapazitäten für wichtigere Dinge zu schaffen.
Durch die frei gewordenen Kapazitäten dank der Online Terminvergabe (durchschnittlich 3 Minuten pro Termin), werden Ressourcen frei, die wiederum anderweitig genutzt werden können – zum Beispiel für die Patientenversorgung.
André Bernet, Geschäftsführer MMP
Der große Vorteil der Online Terminvergabe: Patienten sind nicht mehr an die Öffnungszeiten gebunden und können zu jeder Tages- und Nachtzeit ihre Wunschtermine durch die Praxissoftware blocken lassen. Dabei zeigt das System direkt an, welche Termine noch verfügbar sind.
Vorteile der Online Terminvergabe für Patienten
Das sind die Vorteile der Online Terminvergabe für Ihre Patienten:
- Reduktion der Wartezeit auf einen Termin
- Weniger Zeitbedarf für eine Terminvereinbarung
- Weniger Wartezeit in der Praxis durch weniger Bürokratie
- Verschlankung der Anamnese durch die Aufnahme wichtiger Daten vorweg
- Verbesserte medizinische Leistung
Für Praxen: der Weg zur Online Terminvergabe
So verabschieden Sie sich von altmodischen und ineffizienten Methoden der Terminvergabe und ebnen Ihren Patienten den Weg, Termine einfach online zu vereinbaren:
- Freie Zeitfenster identifizieren
- Zeiten in Online Terminvergabe freigeben
- Online Terminvergabe bewerben (Website, Telefon, persönliche Ansprache)
- Regelmäßige Auswertung der Online Termine
- Online Terminvergabe im Rahmen des Bedarfs ausweiten
Sie benötigen Unterstützung beim Etablieren der Online Terminvergabe in Ihrer Praxis? Sprechen Sie uns an und wir unterstützen Sie bei der Implementierung einer digitalen und effizienten Terminvergabe.
Fazit
Eine gut durchdachte, effiziente und patientenorientierte Terminvergabe ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Ihre Praxis. Die wichtigsten Tipps und Key-Facts für eine effiziente Terminvergabe:
- Identifizieren und eliminieren Sie ineffiziente Prinzipien und Wege der Terminvergabe
- Gestalten Sie Ihre Terminvergabe budgeteffizient und gleichzeitig patientenorientiert
- Implementieren Sie eine Online Terminvergabe, um Kapazitäten zu gewinnen und Patienten zufrieden zu stellen